Takimi I Stilit Të Stërvitjes. Sekretet E Komunikimit Efektiv Të Biznesit

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 15:53

Një herë, si një shef fillestar i departamentit të personelit në prodhim, unë mezi prisja takimin e parë të menaxhimit të uzinës. Unë imagjinova se sa produktiv do të punonte ekipi menaxhues për të mirën e ekipit.

Vartësi im, një inspektor i departamentit të personelit, i cili punoi këtu për gati 50 vjet, nuk ndau pritjet e mia të ndritshme. "Mos u habitni që departamenti i personelit do të fajësohet për të gjitha problemet e uzinës. Mos u mërzitni nga kjo gjendje, udhëheqësit duhet të lënë avullin dhe të gjejnë ata fajtorë. Dhe formati i takimit do të jetë më shumë si një pazari sesa një takim i organizuar i kolegëve që duhet të arrijnë në një vendim të përbashkët ".

Në të vërtetë, takimi më goditi me mungesë konstruktiviteti. Ata të gjithë folën praktikisht në të njëjtën kohë, pa e dëgjuar njëri -tjetrin dhe duke mos kujtuar rendin e ditës. Si rezultat, çështjet "djegëse" mbetën të pazgjidhura, dhe e gjithë koha u shpenzua në diskutimin e detajeve të parëndësishme. Kanë kaluar 10 vjet që atëherë, por, sipas menaxherëve nga kompani të ndryshme, takime të ngjashme ende po mbahen.

Çfarë mund të rekomandoj si trajner për t’i mbajtur takimet konstruktive dhe efektive? Merrni parasysh kërkesën dhe kërkoni praktikat më të mira për ta zbatuar atë. Së pari, analizoni nëse keni vërtet nevojë për të zhvilluar një takim apo mund të bëni me një format tjetër të komunikimit të brendshëm?

Kur të mbahet takimi?

1. Ekziston nevoja për një diskutim në grup për një problem ose detyrë

2. isshtë e nevojshme të ndani informacione të rëndësishme me ekipin dhe të dëgjoni mendimet e anëtarëve të tij për këtë çështje.

3. Dëshironi të mblidhni numrin maksimal të ideve dhe pikëpamjeve për një çështje të rëndësishme

4. Ekziston një problem që prek qëllimet e shumicës së vartësve tuaj.

5. A e dini se ekipi do të donte të mblidhej dhe të zgjidhë së bashku ndonjë problem, duke shpërndarë në të njëjtën kohë përgjegjësinë për zbatimin e tij

Kur nuk duhet të mbani një takim?

1. Ka kuptim që të përdoren mjete të tjera komunikimi pa ulur performancën

2. Detyra është urgjente / e rëndësishme, dhe vonesa në zgjidhjen e saj mund të jetë shumë e shtrenjtë

3. Pyetja është shumë personale për ta sjellë atë për diskutim publik

4. Nuk ka kohë të mjaftueshme për të përgatitur dhe zhvilluar takimin

5. Dëshironi të përdorni takimin si një mjet për të ndëshkuar dikë nga vartësit

Të dhjetë pikat mund të përmblidhen në një fjali. Kryeni një takim kur ka nevojë për punë ekipore dhe mos mbani një takim nëse nuk ka nevojë të tillë.

10 këshilla për takime efektive

Cak. Përcaktoni vetë për çfarë qëllimi keni nevojë për të organizuar një takim? Çfarë rezultatesh dhe në çfarë forme dëshironi të merrni në fund të takimit? A ka vendime për t'u marrë? Cilat vështirësi mund të shfaqen dhe si t'i neutralizoni ato? Deri në çfarë mase përkojnë / ndryshojnë qëllimet e pjesëmarrësve në takim? A janë të mundshme konfliktet e qëllimeve? Sa më me kujdes të përpunohet faza e parë, aq më pak rezistencë do të lindë gjatë takimit

Pjesëmarrësit. Përbërja e pjesëmarrësve në takim formohet në varësi të qëllimeve të tij. Ftoni ata njerëz që mund të japin një kontribut vërtet të rëndësishëm në diskutimin e çështjeve të takimit. Testoni motivimet tuaja për rekrutimin e një grupi pune, a po i ktheni takimet në një teatër të një aktori (vetes)? A është vërtet ky formacion që do të jetë produktiv? Vlen të ndryshohet vazhdimisht përbërja e pjesëmarrësve, duke e formuar atë individualisht për secilin takim. Kjo do të ndihmojë menaxherin të shmangë rutinën dhe të ndikojë pozitivisht në dinamikat e grupit

Format Zgjidhni formatin më të mirë të takimit në varësi të detyrave tuaja. Nëse keni nevojë, për shembull

1) informoni ekipin për risitë

Kryeni një "takim - mesazh informues". Detyra e një takimi të tillë është të informojë pjesëmarrësit sa më shumë që të jetë e mundur për ndryshimet e ardhshme, qëllimi është të zvogëlojë rezistencën. Një mjet i mirë për të ndihmuar një udhëheqës do të ishte një analizë SWOT.

2) caktoni detyra dhe caktoni përgjegjësi

"Urdhri i takimit". Një format shumë i strukturuar dhe i qartë, kontroll i situatës, qëllimi është shpërndarja e përgjegjësisë nga pjesëmarrësit në mënyrë të pavarur. Kjo do të zvogëlojë nivelin e drejtueshmërisë që mund të ndërhyjë në kryerjen cilësore të detyrave.

3) merrni një vendim të përbashkët

Organizoni një "takim-negociatë" gjatë së cilës dëgjoni pikëpamjet e të gjithë pjesëmarrësve. Strategji takimi fitimprurëse, roli i drejtuesit është moderatori. Mjetet e këtij formati janë stuhi mendimesh, studim me shumë pozicione, sondazh me karta, skema e analizës së problemeve, etj.

Skema e Analizës së Problemeve, T. Edmüller

4) kombinohen për të zgjidhur problemin

Takimi i ndërmjetësimit është formati optimal për një takim të tillë. Veryshtë shumë e rëndësishme të gjesh një moderator që gëzon autoritetin e ekipit. Një drejtues mund të mos jetë gjithmonë zgjidhja më e mirë. Muchshtë shumë më efektive të ftosh një specialist të jashtëm (ndërmjetës, trajner, konsulent)

5) mblidhni ide

"Takimi - Brainstorming" do të jetë 100% zgjidhja më e mirë në këtë rast. Gjëja kryesore në këtë format është të ndiqni rregullat dhe algoritmin e stuhisë së ideve. Dhe gjithashtu, mbani një atmosferë të hapjes dhe lehtësisë, duke kujtuar se kritika vret efektivitetin e takimeve të tilla

6) të përmirësojë kompetencën

"Takim-mësim". Ky format i lejon udhëheqësit të veprojë si trajner ose trajner. Ndani informacione të dobishme me vartësit, diskutoni dhe planifikoni se si do ta zbatoni atë në funksionalitetin e përditshëm. Një gjetje e mirë për menaxherët do të jenë takimet 30-minutëshe disa herë në javë / muaj, të organizuara prej tyre posaçërisht për zhvillimin e vartësve. Një kompetencë - një teknikë zhvillimi - një plan veprimi është një algoritëm i përafërt për takime të tilla

Nje vend. Ku do të takoheni me ekipin tuaj përcaktohet nga qëllimi dhe formati i takimit. Formati i trajnimit dhe "takimet e ndërmjetësimit" mund të kërkojnë dhoma me madhësi dhe pajisje të ndryshme. Mendoni për këtë paraprakisht. Alsoshtë gjithashtu e nevojshme që të pranishmit të mund të shohin njëri -tjetrin dhe të jenë në gjendje të bëjnë kontakt me sy me udhëheqësin e takimit

Planifikoni. Plani juaj i takimit duhet të jetë me shkrim. Në fakt, kjo është një axhendë që përfshin pikat e mëposhtme

- data, koha, vendndodhja

- qëllimi i takimit

- çështje që do të diskutohen

- rezultati i dëshiruar i takimit dhe forma e tij

- format

- iniciatori dhe kush po mban takimin

- një listë pjesëmarrësish, përfshirë ata të ftuar nga jashtë

Dërgojeni planin e takimit pjesëmarrësve në takim, ata mund të duan të shtojnë pyetjet e tyre. Për të kursyer kohë, mund të zgjidhni disa çështje në një takim

Rregullat. Rregullat themelore për zhvillimin e takimeve përcaktohen nga ekipi dhe mund të ndryshojnë nga takimi në takim. Por ka rregulla të përhershme, të tilla si respektimi i afateve kohore, marrëveshjet për vendimmarrësit, kufizimet e vendosura nga politika e kompanisë, marrëveshjet për menaxhimin e konfliktit, etj

Protokoll. Kjo është një lloj përmbledhjeje e takimit, e cila përshkruan të gjitha pikat kryesore të tij. Përgatitet nga sekretari i takimit, bazuar në shënimet e bëra gjatë takimit. Procesverbali nënshkruhet nga drejtuesi, sekretari i takimit, si dhe nga pjesëmarrësit kryesorë (ato të treguar në planin e veprimit). Një kopje e procesverbalit i dërgohet të gjithë pjesëmarrësve në taki

Koha. Menaxhimi i kohës është një nga aspektet kryesore të efikasitetit të takimit. Gjithmonë filloni takimin në kohën e caktuar, sepse më vonë nuk do të jeni në gjendje të arrini saktësinë. Vendosni kornizat kohore për të gjitha pikat në plan dhe monitoroni zbatimin e tyre. Ndiqni rregullin 60x20x20:

Kaloni 60% të kohës tuaj në çështje urgjente / të rëndësishme.

Lëreni 20% të kohës për tema të paparashikuara dhe pyetje urgjente që dalin papritur

Alokoni 20% të kohës në të ashtuquajturin. nevojat sociale - pushimet, dreka, biseda, etj.

Fundi. Për ta përfunduar mirë takimin, bëni një bilanc të punës në grup. Vini re se çfarë ka arritur ekipi, kaloni pikat e planit të zhvilluar, sigurohuni që të gjithë të pranishmit të kuptojnë dhe mbështesin atë që ishte planifikuar. Në fund të takimit, krijoni një njoftim përmbledhës që do t'u dërgohet të gjithë pjesëmarrësve në takim, përfshirë ata që mungojnë. Regjistroni në të një listë të pjesëmarrësve, pyetjet kryesore të diskutimit, vendimet e marra, një plan veprimi dhe ata që janë përgjegjës për secilën nga pikat e tij, afatet, pikat e kontrollit, datën e takimit të ardhshë

Kontrolli. Situatat kur gjithçka përfundon me një takim nuk janë të rralla. Për të ndërmarrë veprime, keni nevojë për dëshirë dhe motivim, si dhe kontroll mbi zbatimin e vendimeve. Përcaktoni pikat e kontrollit dhe përgjegjësit për të drejtpërdrejt në taki

Vështirësi në mbajtjen e takimeve

1. Konflikte

Gjatë takimeve, shpesh lindin situata konflikti. Ndonjëherë ato ndizen aq shumë sa takimi kthehet në një rrjedhë akuzash reciproke dhe sulmesh personale. Çfarë duhet të bëjë menaxheri në këtë rast?

- Shtyjeni diskutimin e çështjes së diskutueshme dhe zgjidheni atë më vonë, brenda kuadrit të këtij takimi. Në atë kohë, pasionet do të ulen dhe pjesëmarrësit do të jenë në gjendje të shprehen në mënyrë konstruktive.

- Përkthejeni zgjidhjen e problemit në një format individual dhe takohuni me palët në konflikt jashtë takimit të përgjithshëm

- Rregulloni pyetjen dhe ftojeni ta shqyrtoni në takimin tjetër

- Ofroni një kompromis

2. Barrierat e komunikimi

Këshillat, kërcënimet, kritikat, qortimet, "diagnozat" dhe etiketimet, rekomandimet, urdhrat, klishetë dhe formulimet e zakonshme të gjitha mund të shërbejnë si pengesa për një takim. Barrierat e komunikimit shkaktojnë rezistencë dhe antipati. Leadershtë e rëndësishme që udhëheqësi të vërejë gjëra të tilla dhe të tërheqë vëmendjen e anëtarëve të grupit të punës tek ata. Për të hequr pengesat në komunikim, krijoni një rregull pune shtesë në këtë drejtim. Dhe gjithashtu përmirësoni në mënyrë sistematike kompetencën e komunikimit të ekipit

3. Gabime

Disavantazhet dhe gabimet në zhvillimin e takimeve mund të vërehen në çdo kompani. Më tipiket janë:

- mosrespektimi i qëllimeve të përcaktuara

- mosrespektimi i rregullave

- mungesa e informacionit për pjesëmarrësit në takim

- mbajtja e punonjësve në kohën më produktive

- presioni nga koka ose anasjelltas, pasiviteti dhe bashkueshmëria

- mosveprimi pas takimit

Takimet tuaja mund të bëhen një burim i vlefshëm menaxhimi ose një vrimë e zezë në të cilën koha tretet pa lënë gjurmë. Zgjedhja është e juaja.