Si Të Përmirësoni Efikasitetin Dhe Produktivitetin, Ose Si Të Organizoni Veten?

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 15:53

Nëse shikoni një person modern, është e lehtë të shihni se shpejtësia dhe kompleksiteti i gjërave që tani duhet të trajtohen në jetë është shumëfishuar me vëllimin e gjërave që duheshin bërë 50 vjet më parë.

Njerëzit janë me nxitim, por jo në kohë. Jeta e një personi mesatar është e mbushur me lajmëtarë të ndryshëm, shërbime sociale. rrjete, email dhe dhjetëra shpërqendrime të tjera që godasin efikasitetin dhe produktivitetin çdo ditë. Ndërkohë, efikasiteti dhe produktiviteti personal është çelësi i suksesit, niveli dhe cilësia e jetës suaj varet prej tyre.

Ka vetëm 24 orë në ditë. Suksesi është ekuivalenti i asaj që keni bërë në atë kohë. Prandaj, shumë ëndërrojnë për orët 25 dhe 26 të ditës. Por për të qenë të suksesshëm, nuk është e nevojshme të ndryshoni kronometrin natyror. Mjafton të rishqyrtoni qasjen tuaj ndaj punës, dhe kjo është ajo që ne do të bëjmë në këtë artikull:

- Loja duhet të jetë me vlerë të qiriut … Ju nuk duhet të humbisni për gjëra të pakuptimta dhe të parëndësishme. Imagjinoni sa kohë do të keni nëse eliminoni detyrat rutinë dhe të panevojshme nga orari juaj.

- Punoni për rezultate … Cili është qëllimi juaj? Çfarë dëshironi të arrini deri në fund të vitit? Çuditërisht, pak njerëz mund t'u përgjigjen qartë këtyre pyetjeve. Vendosni se çfarë dëshironi (filloni një startup, merrni një promovim, rritni fitimet, etj.) Dhe shkoni me besim drejt qëllimit tuaj, duke i kushtuar të paktën tre orë në ditë për të punuar në të.

- Pastërtia e hapësirës së punës. Organizoni vendin tuaj të punës. Një desktop i rrëmujshëm ju bën të vështirë të përqendroheni, sepse në një atmosferë kaosi, është e vështirë të përqendroni vëmendjen tuaj në detajet e punës së ardhshme. Rregulloni letrat dhe arkivoni dosjet e panevojshme. Kjo do t'ju ndihmojë të organizoni mendimet tuaja dhe të përfundoni në mënyrë efektive detyrën në fjalë.

- Statusi i transmetimit. Koncepti i rrjedhës u zhvillua nga Profesori i Psikologjisë Mihai Csikszentmihalyi. Sipas hulumtimit të tij, një gjendje rrjedhjeje ndodh kur një problem është edhe i vështirë, i zgjidhshëm dhe interesant. Nëse detyra që duhet të bëni është shumë e vështirë, nuk dini si t'i qaseni, atëherë jeni të kapur nga ankthi. Nëse, përkundrazi, detyra është shumë e lehtë, mërziteni, as nuk doni ta merrni.

Për të punuar në gjendjen e rrjedhës, gjeni një vend të izoluar (një zyrë ose një kafene pranë zyrës - nuk ka rëndësi) dhe zhytuni në këtë proces. Në këtë rast, detyrat e të njëjtit lloj duhet të grupohen së bashku dhe të zgjidhen në blloqe.

- Detyrë e vetme … Multitasking nuk rritet, por zvogëlon performancën personale. Ne te kunderten:

1 Ajo është e rraskapitur. Kur kapni një gjë ose një tjetër gjatë gjithë ditës, por nuk e shihni rezultatin, ndiheni plotësisht të tronditur. Në vend të kënaqësisë nga detyrat e përfunduara - zhgënjim dhe stres.

2 Ai godet cilësinë. Duke bërë disa gjëra në të njëjtën kohë, ekziston një probabilitet i lartë për të bërë një gabim në njërën prej tyre (ose në secilën). Si rezultat, do t'ju duhet të ribëni dhe të pësoni humbje (të përkohshme, financiare, etj.).

3 Ajo shkatërron lidhjet shoqërore. Sa më shumë informacion të rrjedhë, aq më e vështirë është të menaxhosh ato. Nëse po i shkruani një letër partnerit tuaj dhe njëkohësisht po flisni me gruan tuaj në telefon, atëherë mos u habitni kur të dëgjoni nga të dy se jeni të pasinqertë ose të pavëmendshëm.

Për të qenë më efikas, kaloni në modalitetin me një detyrë të vetme.

- Planifikimi ditor … Puna pa një qëllim specifik është e pakuptimtë, kështu që para se ta filloni, bëni një plan veprimi për ditën. Merrni 15 minuta për të shënuar detyrat tuaja aktuale dhe pastaj renditini ato. Pas kësaj, ju mund të filloni me siguri në biznes, detyrat tuaja do të sistemohen dhe veprimet tuaja do të urdhërohen. Shumë njerëz e perceptojnë planifikimin si humbje kohe, por ata që e përdorin e dinë sa e rrit produktivitetin profesional.

- Rregulli i dy minutave … Nëse detyra zgjat më pak se 2 minuta, thjesht bëjeni! Ne shtymë dhjetëra gjëra që mund të bëhen fjalë për fjalë për 2 minuta për më vonë, duke fryrë një problem të tërë prej tyre. Hiqni plehrat, përgjigjuni një mesazhi, telefononi tavolinën e ndihmës-lista e artikujve për të bërë dy minuta mund të vazhdohet pafundësisht. Po, jo të gjitha detyrat në dukje të thjeshta përfundojnë duke marrë saktësisht 2 minuta. Por sa më pak të "bashkoheni me shpirtin", aq më shumë kohë do të lihet drejtpërdrejt për aktivitetin.

- Prioritet … Nuk ka shumë kohë në ditë për të vazhduar me gjithçka, kështu që është e rëndësishme të vendosni përparësitë e duhura në punën tuaj. Mundohuni të përfundoni detyrat më urgjente dhe të rëndësishme së pari.

- Vakum informacioni … Shkëputeni telefonin nga priza dhe mos kontrolloni kutinë hyrëse të postës elektronike. Nëse planifikoni të filloni një detyrë të vështirë, përpiquni të përqendroheni në të sa më shumë që të jetë e mundur. Mbroni veten nga tërheqja e thirrjeve telefonike, mesazheve SMS dhe e -mail. Duket se secili prej këtyre veprimeve do të zgjasë vetëm disa minuta, por treni juaj i mendimit do të ndërpritet. Prandaj, do të duhet të shpenzoni më shumë kohë dhe përpjekje për të përfunduar detyrën kryesore.

- Afatet … Shumë njerëz i perceptojnë afatet si të tmerrshme, sepse nëse nuk respektohen, do të ketë telashe. Në fakt, afatet janë disiplinë e madhe, që do të thotë se ato ju ndihmojnë të arrini qëllimet tuaja. Kur merrni përsipër një rast të veçantë, sigurohuni që të tregoni kohën e fillimit dhe mbarimit të tij. Duke ditur afatin për përfundimin e punës, do të jetë më e lehtë për ju të planifikoni dhe ndani përpjekjet dhe kohën tuaj. Por kini kujdes - mos vendosni afate "të mëdha". Mos harroni: puna mbush gjithë kohën e caktuar për të (Ligji i Parkinsonit).

- Pushimi është mbi të gjitha. Vetëm robotët mund të punojnë pa ndërprerje, madje edhe ata dështojnë me kalimin e kohës. Sidoqoftë, shumë prej nesh ndihen fajtorë nëse, për shembull, pimë kafe për një kohë të gjatë në drekë. Një person nuk mund të jetë 100% produktiv gjatë gjithë ditës. Përqendrimi është si një muskul - keni nevojë për pushim për të punuar në mënyrë efektive. Një pushim prej 15 minutash do të "rindizë" trurin tuaj dhe do të jeni gati për të kryer përsëri detyrat me përqendrimin dhe përkushtimin e duhur.

- Prerje e imët … Ndani një detyrë të madhe në disa detyra më të vogla. Një detyrë komplekse zakonisht kërkon shumë kohë dhe përpjekje. Për ta bërë më të lehtë përballimin e detyrës në fjalë, ndajeni atë në disa ato të ndërmjetme. Kjo do të ndihmojë që të shpërndani në mënyrë të barabartë pikat tuaja të forta dhe në secilën prej këtyre fazave të shihni rezultatet nga puna e bërë. Kjo do ta bëjë procesin të ecë më shpejt!

- Përdorni teknologjinë. Përparimet teknologjike në shekullin e kaluar e kanë bërë shumë më të lehtë përfundimin e më shumë detyrave në më pak kohë. Prandaj, jini pranues ndaj tendencave, pajisjeve dhe programeve të reja që shfaqen. Pse të mos përfitoni nga një burim i përfitimeve të produktivitetit.

- Magjia e numrave. Ju mund të ndikoni më mirë në situatën kur e kuptoni përmes numrave. Mbani gjurmët e të gjithë treguesve që kanë rëndësi për ju. Për shembull, nga numri i orëve të punës dhe raportet e përgatitura deri te produktiviteti për orë të kohës së punës. Përdorni një sistem raportimi, softuer të menaxhimit të projektit, SharePoint, fletë ndarëse të Dokumenteve Google, një planifikues ose thjesht një tabelë të bardhë për të gjetur metrikë të rëndësishme të ekipit.

Duke ndjekur këto udhëzime të thjeshta, ju mund të rrisni efikasitetin dhe produktivitetin tuaj duke punuar më pak - duke arritur më shumë.

Nëse dëshironi të formoni sistemin tuaj të vetë-organizimit që ju lejon të jeni dembel dhe nuk kërkon dhunë kundër vetes, programi do t'ju ndihmojë në këtë: VETF ORGANIZIM PR Kasetat Pa Dhunë.

Epo, nëse vendosni të pomponi në vetë-organizim në maksimum, atëherë njihuni me këtë program: VETF ORGANIZIMI I Avancuar.

Kjo eshte e gjitha. Deri herën tjetër. Sinqerisht Dmitry Poteev.